Офіційне представництво концерну TÜV Austria на території України.

icon
04053, Київ,
посп. Берестейський 62-Б
Дивитись на карті
icon
Тел.: +380 50 41 96 912 Факс: 380 44 344 9526

Що таке бізнес процеси?

З дня початку функціонування компанії, у ній починають протікати певні процеси, створені задля надання клієнтам товарів чи послуг. У більшості випадків процеси не оптимальні, що призводить до неефективної витрати ресурсів, які завжди обмежені.

Загалом можна сказати, що немає процесів, які були б не важливими для компанії. Існують процеси, які не мають цінності для споживача, але без них організація не зможе ефективно функціонувати. Проте, є процеси, яких компанії треба відмовитися, оскільки де вони потрібні ні кінцевому клієнту, ні організації. Коректніше говорити про пріоритетність відображення існуючих бізнес-процесів, їх аналіз, оптимізацію та подальше постійне вдосконалення.

Насамперед приділяють увагу тим підрозділам, які безпосередньо взаємодіють із клієнтами. Тобто. це все процеси, завдяки яким створюється цінність для покупця. Клієнт готовий платити саме за певну цінність, яку він бачить у товарі/послуги. І завдяки цим процесам компанія існує, збільшуючи свій прибуток. Парадокс полягає в тому, що в цих же процесах компанії не тільки заробляють, а й примудряються втрачати чималі гроші через некоректно побудовані бізнес-процеси і ресурси, що неефективно використовуються.

Після оптимізації бізнес-процесів, пов’язаних з безпосереднім обслуговуванням клієнтів, приступають до інших підрозділів. Їхні бізнес-процеси є не менш значущими для функціонування компанії. Вони також споживають значну частину ресурсів організації, але оптимізувавши їх, компанія може значно скоротити витрати на операційну діяльність.

Можна сказати, що процесно-орієнтований підхід «з’явився» як доповнення до функціонального (розподіл організації на спеціалізовані функціональні зони/відділи). У функціонального підходу є безліч істотних недоліків (наприклад, функціонування підрозділів незалежно друг від друга). Процесний підхід допомагає нівелювати ці недоліки і дає змогу побачити, заради чого відбуваються всі дії та який їхній внесок у результати діяльності всієї організації.

Більшість сучасних методологій управління засновані саме на вивченні та вдосконаленні бізнес-процесів організації (наприклад, «Шість сигм», «Бережливе виробництво» та інші). Деякі управлінські інструменти враховують і акцентують увагу на обов’язковості розуміння бізнес-процесів, що відбуваються в компанії, та їх постійному вдосконаленні (наприклад, BSC або Збалансована система показників).

Управління з урахуванням бізнес-процесів є виключно управлінським інструментом. Насамперед, він призначений для керівників, тому що саме на них лежить обов’язок організації ефективної роботи. Неможливо якісно змінити поведінку співробітників, якщо перша особа сама не готова переглядати свою поведінку. Співробітники, так само, як і діти, копіюють поведінку батьків. Те саме стосується і вміння бачити, моделювати та аналізувати бізнес-процеси. Так виходить, що часто керівники стають заручниками власних ілюзій.

Для початку, у покращенні бізнес-процесів мають бути зацікавлені перші особи компанії (власники, топ-менеджмент). Але при грамотному впровадженні процесного підходу у вдосконаленні бізнес-процесів стають зацікавленими і рядові співробітники. При впровадженні процесного підходу зазвичай спостерігається значне збільшення пропозицій щодо вдосконалення роботи підприємства. Що це дає топ-менеджменту? Керівництво отримує організацію, яку зацікавлені покращувати практично все – від першого керівника до пересічного співробітника. В результаті компанія стає ефективнішою і як наслідок покращуються фінансові показники.

Можна сміливо сказати, що процесний підхід – це ціла філософія чи ідеологія управління. Керівники починають керувати та й мислити іншими категоріями. Акцент робиться на ефективності дій персоналу та оптимізації використання ресурсів. При процесному підході керувати легшає, швидше, дешевше.

Під бізнес-процесом розуміється сукупність послідовних процесів перетворення ресурсів, отриманих на вході, в кінцевий продукт, має цінність споживача, на виході.

Бізнес-процеси існують усередині будь-якої організації, незалежно від того, формалізовані вони чи ні. У організації може бути прийнятий функціональний підхід до управління, який розглядає компанію як набір підрозділів, кожен із яких виконує певні функції. Майже всі процеси компанії можна віднести до бізнес-процесів.

Спочатку важливо розібратися в діях персоналу. Ці дії є своєрідними «цеглинками», завдяки яким компанія формує свій продукт чи послугу.

Отже, виникають такі питання:

─ наскільки ці дії ефективні?

─ чи приносять ці дії користь кінцевому споживачеві?

─ чи необхідні ці дії організації для підтримки її основних функцій?

─ чому досі здійснюються дії, які не є ефективними?

Повсякденна рутина, не залишає часу замислитися над доцільністю більшості дій усередині компанії.

Формула проста: неефективні чи непотрібні дії = неякісний результат.