Секрет хорошої системи екологічного менеджменту (EMS) полягає в ефективних, добре структурованих документах, які допомагають персоналу виконувати свою роботу. До цих документів можна віднести екологічні процедури, екологічні реєстри і т.д. Кожна частина документації повинна мати певне призначення та бути легкодоступною для тих, хто має її використовувати.

Основними типами документів у EMS є процедури, реєстри, графіки, журнали та інші записи та форми. Екологічні процедури та реєстри – чи не найбільш клопітка документація, тому я зосереджу свою увагу саме на них.

Екологічні процедури

Екологічні процедури — це контрольовані документи, які встановлюють чітку послідовність дій для підтримки одного елемента вашої системи екологічного менеджменту.

Екологічні процедури повинні:

• • чітко викласти процеси для дотримання кожного зобов’язання відповідності ISO 14001,
• • бути добре написаним, використовуючи активну мову,
• • забезпечити чіткий робочий процес, якого легко дотримуватися, і
• • містити лише необхідні деталі.

Екологічні реєстри

Екологічні реєстри – це структуровані списки даних, які змінюються з часом і використовуються в поєднанні з однією або декількома екологічними процедурами. Екологічні реєстри підтримують процедури, записуючи вихідну інформацію або надаючи контрольний список для використання в процедурі.

Наприклад, Реєстр екологічних аспектів використовується для запису екологічних аспектів та іншої інформації, «виявленої» під час процедури, що охоплює розділ 6.1.2 ISO 14001. Реєстр потім використовується як контрольний список, наприклад, для визначення зобов’язань організації щодо відповідності. (у розділі 6.1.3).

Хоча обмеження доступу для запису до реєстрів є важливим, вони не повинні бути «контрольованими документами» у формальному сенсі, оскільки зміни вноситимуться досить часто, і офіційне схвалення цих змін не вимагається.

Екологічні реєстри можна використовувати для зберігання такої інформації (кожен у своєму реєстрі):

• • Екологічні аспекти та вплив: включаючи результати оцінки ризику та засоби контролю
• • Зацікавлені сторони: включаючи їхні потреби та очікування
• • Екологічні цілі: включаючи цілі, індикатори та програми покращення
• • Надзвичайні ситуації: включаючи вплив на навколишнє середовище, засоби контролю, дії в надзвичайних ситуаціях
• • Документи та записи EMS: включаючи місцезнаходження та обов’язки
• • Ролі, обов’язки та компетенції EMS: якщо вони не включені в опис ролей
• • Питання впровадження EMS: щоб охопити проблеми EMS, занепокоєння, ідеї покращення для подальшого розгляду.

Графіки, журнали, записи та форми системи управління навколишнім середовищем

Графіки системи управління навколишнім середовищем використовуються для ефективного управління всіма періодичними діями, необхідними в системі, такими як аудити, огляди та навчання.

Системні журнали та записи — це нотатки, які показують, що дія виконана, часто з подробицями того, що розглядалося, і результату завдання. Цю інформацію можна використовувати для виконання зобов’язань щодо відповідності або як доказ аудиту.

Форми використовуються в рамках екологічних процедур для ефективного створення записів або документів. Форми мають запитувати лише необхідну інформацію, і вони мають бути легкими для розуміння та заповнення.