Підготовка до зовнішнього аудиту може здаватися надто складною, особливо якщо це ваш перший сертифікаційний аудит і ви можете не знати, чого очікувати. Сьогодні пропоную розглянути статтю Карен Вітбі, та розглянути які закордоні практики ми можемо використати для підготовки до аудиту.

Сертифікаційний аудит без стресу

Отже, у вас наближається зовнішній аудит… але ви не маєте жодного уявлення про те, що він передбачає.

Моя перша порада – дихати. Сучасний підхід до аудиту в органах сертифікації, таких як TIC Ukraine – партнер TÜV Austria, орієнтований на відносини між клієнтом та аудитором, а не на нервові спроби та помилки.

Головна мета – допомогти вам почуватися невимушено (і це одна з головних причин, чому наші клієнти обирають TIC Ukraine для всіх своїх сертифікаційних аудитів!).

Перш ніж ми почнемо: тримаємо вас в курсі від початку до кінця

Життєво важливо тримати клієнтів у курсі подій протягом усього процесу сертифікаційного аудиту.

Кожен аудит супроводжується повним звітом (копія якого надсилається вам електронною поштою для довідки) та унікальним номером аудиту. Цей номер забезпечує додаткову ясність – якщо вам потрібно обговорити аудит з вашим аудитором системи менеджменту або органом з сертифікації.

Крім того, TIC Ukraine та інші органи сертифікації, що мають акредитацію, перевіряють звіти за результатами кожного аудиту технічною групою головного офісу. Це гарантує, що всі вимоги були ретельно розглянуті.

Без зайвих сумнівів, давайте почнемо розглядати кожен етап процесу зовнішнього аудиту.

Етап 1: подвійна (і потрійна) перевірка документів

Перший етап – незалежно від мети аудиту чи запланованої сертифікації – це перевірка документів. Цей початковий аудит може відбуватися на місці або дистанційно, і він гарантує, що ваш бізнес відповідає різним вимогам до системи менеджменту.

Перевірка документів – це простий процес. Аудитор пункт за пунктом перевіряє контрольний список, підтверджуючи, що у вас все є на місці (з доказами, які це підтверджують).

Можливо, вам буде цікаво дізнатися, що загальні стандарти тепер відповідають Додатку SL, що полегшує підприємствам впровадження та інтеграцію різних стандартів. Не хвилюйтеся, однак, розуміння складної природи Annexe SL не є обов’язковим для сертифікації!

Порада від TIC Ukraine: Встановіть позитивні робочі стосунки з аудитором системи менеджменту, підготувавши всі докази.

Етап 2: доведення того, що ваша система менеджменту працює (через 3 місяці)

Наступний етап – це доказовий аудит, під час якого система менеджменту перевіряється з особливою ретельністю. Він перевіряє все, що було детально описано на Етапі 1, щоб переконатися, що система менеджменту є надійною та має достатньо доказів.

Цей 3-місячний термін, як правило, дає вам достатньо часу для того, щоб зібрати достатній обсяг вибірки. Однак він може змінюватися – з деяких причин Етап 2 може відбуватися протягом або після 3 місяців включно:

Контрольний список для перевірки системи менеджменту

Тепер ви знаєте, коли настає Етап 2, ми можемо перейти до деяких документів і записів, які вони можуть перевірити. Це може включати

• – Контекст
• – Посібники
• – Профілі керівництва
• – Ризики
• – Цілі
• – Внутрішній аудит
• – Управлінські огляди
• – Звіти про невідповідності (NCR)
• – Оцінки ризиків
• – Скарги клієнтів
• – Питання, пов’язані з постачальниками
• – Відгуки клієнтів

Ця частина зовнішнього аудиту також розглядає операційну сторону вашого бізнесу. Вона варіюється залежно від стандарту, але часто включає наступні документи та записи:

• – Огляд розробки
• – Перевірка контрактів з клієнтами та продажів
• – Перевірка придбаних продуктів

Етап 2 також виходить за рамки паперових документів і записів. Аудитор вашої системи менеджменту може захотіти перевірити наступне під час обходу підприємства:

• – Фізичне виробництво, складання та послуги
• – ІТ-інфраструктуру та протоколи безпеки
• – Здоров’я, безпеку та/або екологічні фактори

Якщо ваш доказовий аудит Етапу 2 пройшов успішно, гарна новина: ваш бізнес офіційно схвалено до сертифікації!

З іншого боку, ваш бізнес може бути не схвалений для сертифікації. Якщо це станеться, ваш аудитор надасть рекомендації та призначить наступний аудит, щоб підтвердити впровадження та відповідність бізнесу стандарту.

Етап 3: дружні перевірки (через 1+ рік)

Етап 3 – це наглядовий аудит, який гарантує, що ваш бізнес дотримується стандартів, необхідних для проходження сертифікації.

Наглядовий аудит охоплює операційний аспект вашого бізнесу з оглядом вашої системи менеджменту. Цей етап складається з 2 частин:

• – Наглядовий 1 (Surv 1) – приблизно через 1 рік після Етапу 2/сертифікації

• – Наглядовий 2 (Surv 2) – приблизно через 1 рік після Surv 1

Етап наглядового аудиту варіюється від бізнесу до бізнесу та від стандарту до стандарту. Наприклад, перший наглядовий аудит може бути зосереджений виключно на X, тоді як під час другого наглядового аудиту пріоритетом буде Y. У будь-якому випадку, ваш аудитор заздалегідь повідомить вам, чого очікувати.

Порада від TIC Ukraine: Наглядові аудити можуть відбуватися дистанційно або особисто, залежно від таких факторів, як місцезнаходження.

Етап 4: ресертифікація (через 3 роки)

Через 3 роки після сертифікації настає час для чергового візиту аудитора системи менеджменту на ваше підприємство.

Ресертифікаційний аудит є завершальною частиною циклу сертифікаційного аудиту. Він, швидше за все, триватиме стільки ж часу, як і Етап 2 (підтверджувальний аудит), хоча це залежить від конкретної ситуації:

• – Стандарту
• – Hозміру бізнесу
• – Cкладності процесу
• – Номер процесу

Ресертифікація виглядає по-різному для кожної компанії, тому завжди корисно підтримувати зв’язок з органом, що видав сертифікат. Ваш аудитор системи менеджменту буде більш ніж радий допомогти вам у виконанні конкретних вимог.

Порада від TIC Ukraine: не забудьте позначити нас у соціальних мережах, коли пройдете ресертифікацію. Ви можете знайти TIC Ukraine у Facebook та LinkedIn.

Заключні думки від команди TIC Ukraine

Ось і все: наш посібник від А до Я про зовнішні аудити, у тому числі про те, як, що і коли. Ми розуміємо, наскільки заплутаним – і навіть страшним – може здатися ваш перший аудит, але ми сподіваємося, що ця стаття додає вам впевненості, щоб подати заявку на акредитацію.

Якщо ваш бізнес прагне сертифікації, чому б не переглянути наші стандарти вже сьогодні? TIC Ukraine пишається відкритим спілкуванням, ефективним аудитом та багатьма іншими перевагами для забезпечення неперевершеного клієнтського досвіду.